En Iberail tratamos tus datos personales con transparencia y solo para lo que hace falta. Aquí te explicamos qué recogemos, para qué, durante cuánto tiempo y qué puedes hacer al respecto.
1. Responsable del tratamiento
Responsable: Andrea Tundidor San Juan (Iberail)
NIF: 54214649S
Correo electrónico: info@iberail.com
Teléfono: 683 55 76 26 · WhatsApp: 930 49 14 39
Domicilio: Avenida Lazarejo 50, 28232 Las Rozas de Madrid, Madrid (España)
Esta política se aplica a iberail.com y a los servicios que prestamos a través de ella (planificador, cuenta de cliente, «Mis grupos», sorteos y atención por WhatsApp), así como a los contratos de viaje que te enviamos por correo electrónico. La misma titular gestiona también la marca Zarping (zarping.com), que tiene su propia política.
2. Qué datos tratamos
Solo tratamos los datos que tú nos facilitas y los que se generan al organizar tu viaje. No compramos bases de datos ni obtenemos tus datos de terceros con otros fines.
- Datos de contacto: nombre, correo electrónico y teléfono.
- Datos del viaje: estación o ciudad de salida, fechas previstas o flexibilidad, duración, número de viajeros, paradas o destinos de interés, estilo de viaje, tipo de alojamiento, presupuesto orientativo y las observaciones que quieras añadir.
- Datos de cuenta: nombre, correo electrónico y contraseña cifrada, si decides registrarte.
- Documentos de tu viaje: si organizamos o reservamos tu viaje, los billetes que subimos a tu cuenta para que los tengas siempre a mano (nombre de los pasajeros, vuelos, fechas, horarios y localizador).
- Grupo de viaje: si viajas en grupo y te incluimos en él, a qué grupo perteneces.
- Pagos del viaje: si viajas en grupo, lo que te corresponde pagar, los pagos que nos haces (importe, fecha y una nota breve, por ejemplo «Bizum») y si ya lo tienes todo pagado. No guardamos datos de tarjetas ni cuentas bancarias.
- Avisos: los mensajes que te dejamos en tu cuenta sobre tu viaje y si los has marcado como leídos (y cuándo), para saber que te ha llegado la información importante.
- Datos de acceso: la fecha de tu último inicio de sesión.
- Actividad dentro de tu cuenta: si tienes cuenta y has iniciado sesión, las páginas de iberail.com que visitas y las acciones que realizas en ellas (por ejemplo, abrir un alojamiento y cuántas de sus fotos ves, consultar el mapa de la ruta o un documento, marcar un aviso como leído o iniciar un pago), con su fecha y hora. No registramos lo que escribes ni datos de tu tarjeta.
- Visitas a la web sin identificarte: contamos cuántas personas están navegando y qué páginas se ven, sin cookies, sin guardar tu dirección IP y sin ningún identificador que permita saber quién eres.
- Datos de comunicación: el contenido de los mensajes que nos envíes por correo electrónico o WhatsApp, incluidas las conversaciones con nuestro asistente automático de WhatsApp (ver apartado «Comunicación por WhatsApp»).
- Contrato de viaje: si contratas un viaje, te lo enviamos por correo electrónico y tratamos los datos que rellenas en él (nombre completo, DNI o pasaporte, fecha de nacimiento, domicilio, teléfono y correo), tu firma y la fecha, y el correo con el que nos lo devuelves firmado, para poder acreditar el contrato.
- Viajeros menores de edad: si viaja un menor, sus datos los facilita y firma su padre, madre o tutor, del que tratamos también nombre, DNI, relación con el menor, teléfono, correo y firma, además del contacto de emergencia y, si nos los indica voluntariamente, las alergias, enfermedades o medicación del menor que debamos conocer para poder asistirle.
- Seguro de viaje: si contratas el seguro, los datos de cada asegurado que pide la aseguradora para emitir la póliza (normalmente nombre, DNI o pasaporte, fecha de nacimiento y fechas del viaje).
- Sorteos: si participas, tu inscripción, tu móvil (para avisarte si ganas), las participaciones extra que consigas compartiendo nuestro cartel en Instagram (y, para comprobarlo, tu usuario de Instagram) y el resultado.
- «Invita y gana»: tu código de invitación, quién se ha registrado con él y la recompensa que te corresponde.
Te pedimos que no incluyas en el formulario datos de categorías especiales (salud, alergias, movilidad reducida, creencias u otros) salvo que resulten imprescindibles para organizar tu viaje. Si nos los facilitas voluntariamente, los trataremos únicamente con esa finalidad y con tu consentimiento expreso, y los eliminaremos cuando dejen de ser necesarios.
3. Para qué usamos tus datos y con qué base legal
| Finalidad | Base legal | Conservación |
|---|---|---|
| Atender tu solicitud de ruta, preparar un presupuesto y contactar contigo para concretarlo | Aplicación de medidas precontractuales a petición del interesado (art. 6.1.b RGPD) | Hasta 1 año desde el último contacto si no llega a contratarse nada |
| Gestionar y ejecutar el viaje contratado | Ejecución de un contrato (art. 6.1.b RGPD) | Durante la relación contractual y los plazos legales de prescripción posteriores |
| Crear y mantener tu cuenta de usuario y permitirte consultar tus rutas | Ejecución de un contrato y consentimiento al registrarte (arts. 6.1.b y 6.1.a RGPD) | Mientras mantengas la cuenta activa |
| Preparar tu contrato de viaje, enviártelo por correo electrónico y conservar el contrato firmado como prueba | Ejecución de un contrato (art. 6.1.b RGPD) y obligación legal de documentar el viaje combinado (art. 6.1.c RGPD) | Durante el viaje y, después, hasta 6 años para poder atender reclamaciones y obligaciones legales |
| Contratar el seguro de viaje con la aseguradora, si lo eliges | Ejecución de un contrato (art. 6.1.b RGPD) | Mientras dure la póliza y los plazos legales posteriores |
| Responderte por WhatsApp, también mediante nuestro asistente automático, y pasar la conversación al equipo cuando hace falta | Medidas precontractuales o ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD), a petición tuya al escribirnos | Hasta 1 año desde la última conversación, o mientras dure tu viaje si eres cliente |
| Gestionar los sorteos: inscripción, participaciones extra, elección de ganadores, aviso y entrega del premio | Tu consentimiento al apuntarte (art. 6.1.a RGPD) y la aceptación de las bases del sorteo; obligaciones fiscales sobre el premio (art. 6.1.c RGPD) | Hasta que termine el sorteo y se entreguen los premios; los datos de los ganadores, los plazos fiscales (4 años) |
| Gestionar el programa «Invita y gana» y pagarte la recompensa | Ejecución de las condiciones del programa, que aceptas al usarlo (art. 6.1.b RGPD) | Mientras participes y los plazos contables y fiscales posteriores |
| Enviarte por correo electrónico novedades, rutas y ofertas de Iberail | Tu consentimiento expreso (art. 6.1.a RGPD) o interés legítimo en el caso de clientes, conforme al art. 21.2 LSSI | Hasta que retires el consentimiento o te des de baja |
| Registrar tu actividad dentro de tu cuenta para atenderte mejor (saber si has visto tu presupuesto, tus alojamientos o tus pagos pendientes y ayudarte si te atascas) y mejorar la web | Interés legítimo en prestar y mejorar el servicio contratado (art. 6.1.f RGPD). Puedes oponerte en cualquier momento escribiéndonos | 90 días; después se borra automáticamente |
| Contar las visitas a la web y ver cuántas personas están navegando en cada momento | No se tratan datos personales: no se usan cookies, ni la dirección IP, ni identificadores de tu dispositivo | Recuento de páginas vistas durante 90 días |
| Cumplir obligaciones contables, fiscales y de consumo | Cumplimiento de una obligación legal (art. 6.1.c RGPD) | Los plazos previstos por la normativa aplicable, generalmente entre 4 y 6 años |
| Atender reclamaciones y defender nuestros intereses legítimos | Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD) | Hasta la prescripción de las acciones correspondientes |
4. Comunicaciones comerciales
Si nos das tu consentimiento marcando la casilla correspondiente, te enviaremos por correo electrónico información sobre rutas, destinos y ofertas de Iberail.
Puedes retirar ese consentimiento cuando quieras, sin necesidad de justificarlo y sin que ello afecte a la gestión de tu viaje, usando el enlace de baja incluido en cada correo o escribiéndonos a info@iberail.com.
5. Quién puede acceder a tus datos
No vendemos ni cedemos tus datos a terceros con fines comerciales. Solo acceden a ellos los proveedores que necesitamos para que el servicio funcione, que actúan como encargados del tratamiento con contrato firmado conforme al artículo 28 del RGPD:
| Proveedor | Servicio | Ubicación de los datos |
|---|---|---|
| Supabase | Alojamiento de la base de datos, de los documentos de viaje (billetes) y gestión de cuentas de usuario | Unión Europea (Irlanda) |
| Netlify | Alojamiento del sitio web y recepción de los formularios de la web | Estados Unidos, con garantías adecuadas |
| Meta Platforms (WhatsApp Business) | Envío y recepción de los mensajes de WhatsApp con Iberail | Unión Europea y Estados Unidos, con garantías adecuadas |
| Anthropic | Inteligencia artificial que redacta las respuestas de nuestro asistente automático de WhatsApp. Recibe el texto de la conversación para contestar y no lo usa para entrenar sus modelos | Estados Unidos, con garantías adecuadas |
| Entidad de pago (Mollie B.V., Países Bajos) | Cobro de los pagos (tarjeta y otros métodos). Los datos de pago los introduces directamente en su página: Iberail nunca los ve ni los guarda | Unión Europea |
| Resend | Envío de los correos electrónicos del servicio | Unión Europea |
| Nominalia | Registro del dominio y correo electrónico corporativo | Unión Europea |
Además, si viajas en grupo, las demás personas de tu grupo ven tu nombre, la ruta y los documentos del grupo. Si el grupo tiene activada la opción de pagos compartidos, también ven cuánto te corresponde pagar, cuánto llevas pagado y si ya lo tienes todo pagado (solo esos totales: nunca las notas ni las fechas de cada pago). Nunca ven tu correo ni tu teléfono.
Además, para mostrar la web, tu navegador descarga algunas librerías y el mapa del planificador desde jsDelivr. Este servicio recibe tu dirección IP para poder enviarte los archivos. No instala cookies ni recibe los datos de tus formularios. Las tipografías se sirven desde nuestro propio alojamiento, sin pasar por terceros.
Para ejecutar el viaje que contratas tenemos que comunicar los datos imprescindibles (nombre, DNI o pasaporte y fechas, según cada caso) a terceros que los tratan bajo su propia responsabilidad: compañías aéreas, ferroviarias, de autobús y ferris; Eurail B.V. para emitir el pase Interrail; los alojamientos, plataformas de reserva (por ejemplo, Airbnb o Booking) y sus anfitriones; y, si contratas el seguro de viaje, la aseguradora. Algunos de estos proveedores pueden estar fuera de la Unión Europea cuando el viaje incluye países de fuera de ella; en ese caso la comunicación es necesaria para cumplir tu contrato (art. 49.1.b RGPD).
También podremos comunicar tus datos a las administraciones públicas, juzgados y organismos oficiales cuando exista una obligación legal.
Transferencias internacionales
Netlify, Meta, Anthropic y la entidad de pago tienen su matriz en Estados Unidos. Estas transferencias se amparan en el marco de privacidad de datos UE-EE. UU. (Data Privacy Framework), cuando el proveedor está adherido, y en las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea. Los datos de tus rutas, tu cuenta y tus pagos se almacenan en servidores situados en la Unión Europea.
Comunicación por WhatsApp y asistente automático
El servicio de WhatsApp lo presta Meta Platforms, con sus propias condiciones y política de privacidad, ajenas a Iberail. Si prefieres no utilizarlo, puedes comunicarte con nosotros por correo electrónico o por teléfono.
Algunas respuestas de nuestro WhatsApp las da un asistente automático con inteligencia artificial, que te lo indica al empezar la conversación. Responde dudas, toma nota de lo que necesitas y pasa la conversación a una persona del equipo cuando hace falta o cuando tú lo pides (basta con escribir que quieres hablar con una persona). El asistente no toma decisiones que te afecten de forma significativa: los presupuestos, las reservas, los cambios y los pagos los revisa y confirma siempre una persona. El equipo de Iberail puede leer las conversaciones para atenderte.
No envíes por WhatsApp datos de tarjetas, contraseñas ni datos de salud que no sean imprescindibles.
Decisiones automatizadas
No tomamos decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados, ni elaboramos perfiles, que produzcan efectos jurídicos sobre ti o te afecten de forma significativa (art. 22 RGPD).
6. Tus derechos
Puedes ejercer en cualquier momento los siguientes derechos:
- Acceso: saber qué datos tuyos tratamos.
- Rectificación: corregir los datos inexactos o incompletos.
- Supresión: pedir que eliminemos tus datos cuando ya no sean necesarios.
- Oposición: oponerte a determinados tratamientos.
- Limitación: solicitar que restrinjamos temporalmente el tratamiento.
- Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado y de uso común.
- Retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo.
Para ejercerlos, escríbenos a info@iberail.com indicando qué derecho quieres ejercer. Podremos pedirte que acredites tu identidad. Responderemos en el plazo máximo de un mes.
Si tienes una cuenta, puedes eliminarla tú mismo desde el apartado «Mi cuenta» del sitio web.
Si consideras que no hemos atendido correctamente tu solicitud, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es), C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid.
7. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger tus datos: cifrado de las comunicaciones mediante HTTPS, contraseñas almacenadas de forma cifrada, control de acceso por usuario de modo que cada cliente solo puede ver sus propias solicitudes, y acceso restringido al personal de Iberail.
Ningún sistema es infalible. Si se produjera una brecha de seguridad que suponga un riesgo alto para tus derechos, te lo comunicaremos sin dilación indebida, conforme al artículo 34 del RGPD.
8. Menores de edad
Para crear una cuenta, usar el planificador, escribirnos o participar en sorteos hay que tener 18 años o más.
Un menor de edad solo puede viajar con nosotros si su padre, madre o tutor contrata el viaje en su nombre y firma el contrato y la autorización. En ese caso es el representante legal quien nos facilita los datos del menor y consiente su tratamiento, y los tratamos solo para organizar y ejecutar ese viaje (art. 7 LOPDGDD). Si detectamos que nos ha dado sus datos un menor sin esa autorización, los borraremos.
9. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política para adaptarla a cambios legales o del servicio. La versión vigente será siempre la publicada en esta página, con su fecha de actualización. Si el cambio es relevante y tenemos tu correo, te avisaremos.